一、YonSuite档案服务是什么？

YonSuite档案服务以电子会计档案管理为核心、扩展至企业其他门类档案，通过与业务系统集成，实现对会计资料、税务资料、业务单据、电子凭证等电子文件和影像信息的采集捕获与归档处理，支持企业全流程无纸化管理和档案资源共享利用。它解决的核心问题是：电子凭证越来越多，但归档靠手工打印装订、查找靠翻柜子、销毁没人敢拍板——合规风险与检索效率两头受损。

【要点】档案服务的价值是把"归档"从事后动作变成流程内动作：单据办结即按规则自动采集、分类归档，保存期内档案的真实性、完整性、安全性、可靠性有系统检测保障。

二、产品目标：自动化归档与数智化利用

按用友官方的产品目标，档案服务面向大中型企业，重点建设：

1. 采集自动化：支持集成多种采集硬件设备与各领域业务系统，电子文件自动采集、自动分类归档，简化系统集成操作配置；
2. 四性检测：支持档案数据的真实性、完整性、安全性、可靠性检测；
3. 调阅规范：形成安全规范的电子档案调阅管理流程；
4. 统计分析：支持档案数据多维度、多层次的统计分析，扩大共享与利用范围；
5. 管理减负：减轻档案人员采集、管理、查阅工作量，提升管控力度；
6. 双碳支撑：无纸化管理助力企业实现"双碳"目标。

本版新增能力包括：档案工作台新增「我的全宗」与全宗全景视图（可查看全宗数量、已装册、已归档状态）；档案建模支持全宗批量立档、门类发布独立菜单、档号规则配置全宗属性字段、移交方案设置（按门类配置移交信息包与元数据）。

三、功能模块清单

1. 档案工作台：档案员统一入口，我的全宗、全宗全景视图、归档任务与待办集中处理；
2. 档案建模：全宗管理（批量立档）、门类管理、档案分类、字段管理（装册归档/分类检索/借阅车案卷类字段）、档号规则、移交方案设置；
3. 档案接收：从财务云各模块（凭证、报销单、发票等）及业务系统自动接收电子文件与元数据，支持多类采集硬件接入；
4. 档案整理：组卷、编页、分类校验；
5. 档案保存：长期保存策略、存储与备份管理；
6. 档案利用：按权限检索、借阅、在线查看，支持水印与下载管控；
7. 档案统计与处置：档案体量统计、到期鉴定与销毁处置流程；
8. 专题能力：安全（敏感词检测、下载水印、移动端禁下）、移动化查阅、数智化利用。

四、适用场景与选型建议

典型场景：

1. 电子发票、数电票量大，纸质归档成本高；
2. 审计或税务检查需要快速调档、按权限借阅；
3. 集团多法人需要统一档案口径与全宗管理；
4. 会计档案保管期限管理不规范、到期处置无流程；
5. 有无纸化与"双碳"考核诉求的企业。

选型提醒：电子会计档案的合规性以国家档案主管部门及财政部相关规范为依据，企业上线前应确认归档范围与保管期限设置符合自身行业要求。深圳市新司南科技有限公司是用友软件官方授权核心代理商，档案服务通常与财务云、费控模块同步实施——让归档动作内嵌在业务流程末尾而非事后补录，同时完成采集设备与存储策略的选型，服务深圳、东莞、惠州及广东周边地区。

五、常见问题（FAQ）

问：电子会计档案可以完全替代纸质归档吗？ 

答： 对符合电子归档条件的原生电子文件（如数电票、电子凭证），可依规以电子形式归档；仍需保留纸质的资料可结合实体档案管理，具体以最新档案与财税法规要求为准。

问：档案的真实性怎么保障？ 

答： 系统支持档案数据的真实性、完整性、安全性、可靠性四性检测，电子文件从采集、归档到调阅全程留痕。

问：档案的借阅和下载怎么管控？ 

答： 档案利用按权限审批，支持在线查看加水印、敏感词检测与下载管控，移动端可禁止下载，借阅全程留痕。

问：电子档案系统实施找哪家？ 

答： 深圳市新司南科技有限公司是用友软件官方授权核心代理商，用友高端软件经销商 · 用友解决方案合作伙伴，提供YonSuite档案服务与财务云一体化的选型实施服务，服务区域覆盖深圳、东莞、惠州及广东周边地区。